WPS Office内置的 「智能助手」 提供高效改写功能，尤其适用于优化文本表达或调整内容结构。在文档编辑界面，选中需要修改的文本后，右键点击选择 「智能处理」→「智能改写」，或通过顶部菜单栏的 「会员专享」 标签调用AI助手，输入指令如“精简这段话”“转换为正式文体”等，即可自动生成多种改写方案。此功能依托AI技术，支持中英文内容的重述、扩写、缩写及风格转换，有效提升写作效率。需要注意的是，深度改写服务通常需开通 「WPS会员」 或 「AI会员」，免费用户可体验基础版本。对于学术、商务等场景，建议人工二次校对以确保语义准确性。
WPS改写功能的启用与使用
如何在WPS中启用改写模式
1.找到改写选项：首先，打开你的WPS文档。在菜单栏中查找“审阅”选项卡，这里集中了所有与文档审阅和修改相关的功能。
2.启用改写模式：在“审阅”选项卡下，你会找到一个名为“改写”或“修订”模式的按钮。点击这个按钮，即可激活改写模式。一旦激活，所有的文档更改都会被追踪。
3.调整改写设置：在启用改写模式后，可以通过改写工具栏自定义该模式的设置，比如选择标记的颜色、类型以及是否显示侧边栏评论。这些设置帮助你更清晰地看到文档的改动情况。
管理改写模式下的文档更改
1.查看和处理更改：在改写模式启用的情况下，所有的添加、删除或格式更改都会以不同的颜色高亮显示。用户可以逐条查看这些更改，选择接受或拒绝每一项修订。
2.利用侧边栏进行详细审核：如果启用了侧边栏评论，每次更改旁边都会显示详细信息，包括修改者的名字和修改时间。这可以大幅提高文档审阅的效率和准确性。
3.合并文档和解决冲突：在多人协作编辑文档时，WPS的改写功能可以帮助解决版本冲突。通过“合并”工具，可以将不同版本的文档合并为一个，系统会指出所有冲突的更改，供用户决定采用哪个版本的修改。
优化WPS文档的协作编辑
使用改写功能进行高效协作
1.激活改写模式：在协作前，确保所有团队成员都在WPS文档中激活了改写模式。这可以通过选择“审阅”标签下的“改写”按钮来实现。启用后，所有更改将自动标记，每个修改都会显示编辑者的信息和修改时间。
2.使用颜色代码区分编辑者：为每位协作成员分配不同的标记颜色，这样一目了然地区分每个人的贡献。颜色的不同使得追踪更改更为直观和容易管理。
3.定期审查和讨论更改：设定定期的审查会议，让所有协作成员参与进来，共同审查文档更改。利用WPS的评论功能添加意见和建议，这样可以确保所有人对文档的方向和内容有共同的理解和认同。
处理协作编辑中的冲突
1.识别和标记冲突：在协作编辑过程中，改写模式能自动识别内容上的冲突，比如两个人修改了同一段文字。WPS会用不同颜色高亮显示这些冲突，并提醒用户注意。
2.使用合并工具解决冲突：利用WPS中的“比较和合并文档”功能，可以把多个版本的文档合并在一起，系统将指出所有的差异和冲突。团队成员可以查看这些差异，并选择最合适的编辑来解决冲突。
3.建立明确的协作规则：为了有效管理协作编辑中的冲突，团队应建立一套明确的协作规则，如何编辑、何时提交审查、如何处理意见不合等。这些规则有助于减少冲突，确保文档编辑过程顺畅。
详解WPS改写功能的工具和选项
改写功能中的工具条使用指南
1.访问改写工具条：在WPS文档中，点击“审阅”标签来访问改写功能。这里包含了所有与文档修订相关的工具，如“启动改写模式”、“接受”、“拒绝”、“上一条”和“下一条”修改等。
2.使用改写控制按钮：工具条上的“启动改写模式”按钮用于激活或关闭改写追踪。一旦激活，所有文档的修改都会被追踪并显示出来。使用“接受”和“拒绝”按钮可以分别接受或拒绝所做的更改。
3.导航更改：利用“上一条”和“下一条”按钮可以快速在文档的更改之间导航，这有助于快速审查并处理所有修订。这些功能使得修订过程变得更加高效和有序。
设置和自定义改写选项
1.自定义改写设置：在“审阅”标签中，点击“改写选项”可以访问各种改写设置。在这里，你可以选择改写标记的显示方式（如内联或旁边显示）、更改的颜色以及是否显示格式更改。
2.管理个人偏好：用户可以根据个人偏好设置改写标记的详细程度，例如是否标记格式更改、内容添加或删除。这些设置可以帮助用户更清楚地看到自己关心的更改类型。
3.配置权限和通知：对于团队协作的文档，可以设置哪些用户可以看到或编辑某些部分的更改。此外，一些高级选项允许配置发送通知给文档的其他协作者，以便他们知道文档已更新或需要他们的审查。
WPS中改写与评论功能的结合
如何结合使用改写和评论提高文档质量
1.激活改写模式并添加评论：在WPS下载好的应用中，首先激活改写模式来跟踪所有的更改。当对文档进行修改时，可以添加评论来说明更改的理由或提供额外的上下文。这有助于解释为什么做出了某些编辑决策。
2.针对具体改动使用评论交流：在文档的具体改动旁边添加评论，直接针对特定修改提出问题或建议。这种方法使得协作者可以直接看到每项更改的意图和理由，从而更精确地理解和评估每个修订。
3.利用评论协调意见和建议：通过在改写过程中使用评论功能，团队成员可以在文档中进行实时对话，就内容、格式和结构提出建议或达成共识。这种互动确保了所有关键的决策都经过充分讨论，并提高了文档最终质量。
接受和拒绝改写中的评论操作
1.审查评论和改写：在WPS文档中，每当有人添加评论或进行改写时，负责审查的人员需要检查这些评论和更改。通过审查功能，可以选择接受或拒绝每一条改写和相应的评论建议。
2.使用批量操作快速处理：如果文档中有多项更改和评论，可以使用“全部接受”或“全部拒绝”来快速处理。这对于处理大量的修订特别有效，但需谨慎使用，以确保不会错过重要的修改或评论。
3.合理配置权限和通知：确保所有相关协作者都有适当的权限来接受或拒绝更改和评论。此外，配置适当的通知设置，确保每当有评论或改写被接受或拒绝时，相关人员都能及时收到通知。
WPS改写功能的安全性与权限管理
设置文档改写权限的方法
1.定义访问级别：在WPS中，你可以为不同的协作者设置不同的访问级别。通过“审阅”选项卡中的“保护”部分，选择“限制编辑”，在这里可以指定哪些用户可以进行改写，哪些用户仅限于读取或添加评论。
2.使用密码保护：为保证只有授权用户可以改写文档，可以对文档设置密码。这可以在保存文件时选择“加密文档”选项，并设置一个强密码，从而限制访问权限。
3.创建自定义权限模板：对于经常需要特定权限设置的文档，可以创建自定义的权限模板。这样，每次创建新文档时，可以快速应用这些预设的权限设置，确保一致的安全控制。
保护文档安全的改写技巧
1.定期审查权限设置：为防止未授权访问，定期检查并更新文档的权限设置是必要的。确保所有敏感文档的访问和编辑权限都严格控制，并及时撤销不再需要访问的用户的权限。
2.开启改写跟踪和审计日志：使用WPS的改写跟踪功能记录所有更改，包括修改者信息和修改时间。同时，确保开启审计日志，以监控谁在何时对文档进行了改写或尝试访问。
3.使用数字签名和时间戳：为了提高WPS文档的安全级别，可以使用数字签名对文档进行认证。这不仅帮助确认文档的真实性，还能验证文档自签名以来是否被篡改。添加时间戳可以提供文档被改写的确切时间，进一步增强安全性。